Recht

Grundsätzlich haben alle Betroffenen, ob Mitarbeitende oder Nutzer:innen von Dienstleistungsangeboten, das Recht, Akten über sich einzusehen.

Werden in Institutionen Akten über Personen geführt und aufbewahrt, haben die Betroffenen grundsätzlich das Recht, diese Akten einzusehen.

Dies gilt in der Regel in gleicher Weise für Dossiers, welche über Nutzer:innen von Dienstleistungsangeboten als auch über Mitarbeitende geführt werden.

Merkblatt

Im INSOS Merkblatt «Akteneinsicht» erfahren Sie, weshalb, wann und wie dieses Recht zu gewähren ist, wo seine Grenzen liegen und wann es verweigert werden darf.

Im Alltag von Institutionen fällt eine Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlicher Art und Form an. Nicht alle Akten müssen gleich lange aufbewahrt werden.

Zur Aktenarchivierung bestehen verschiedenste rechtliche Vorschriften. Sie gehen inhaltlich und in zeitlicher Hinsicht unterschiedlich weit. Vorschriften finden sich zum Teil im Bundesrecht, im Obligationenrecht, im Datenschutzgesetz und in steuerrechtlichen Erlassen.

Soweit Institutionen öffentliche Aufgaben erfüllen, sind auch kantonale Regelungen mit Archivierungsvorschriften zu beachten (z.B. kantonales Datenschutzgesetz, Archivierungsgesetz, Sozialhilfegesetz usw.).

Kantonale Bestimmungen sind hier nur mit ihren Grundprinzipien berücksichtigt, nicht aber im Einzelnen dargestellt.

Die im Rahmen der Personalrekrutierung, insbesondere bei einem Vorstellungsgesprächs, gestellten Fragen sind vom / von der Bewerber:in grundsätzlich vollständig und wahrheitsgetreu zu beantworten.

Bestehen gesundheitliche Probleme oder Krankheiten, die sich auf die Arbeit auswirken könnten, muss der/die Bewerber:in das offenlegen, bzw. darf der potenzielle Arbeitsgeber entsprechend gezielte Fragen zur Gesundheit stellen. 

Die abstrakte Möglichkeit, dass ein:e Bewerber:in eines Tages krank wird und dadurch an der Erfüllung seiner/ihrer beruflichen Aufgaben verhindert wird, reicht nicht aus, um ihn/sie nach seinem/ihrem allgemeinen Gesundheitszustand zu fragen. 

Fragen, die in die Privatsphäre des Bewerbers / der Bewerberin eingreifen und in keinem Zusammenhang mit der Eignung für die Arbeitsstelle stehen, sind nicht zulässig. Fragen zum allgemeinen Gesundheitszustand gehören zu solchen unzulässigen Fragen. 

Rechtliche Grundlagen zu diesen Betrachtungen: Art. 328b OR; BGE 149 II 337, Erw. 5.2.3; BGE 122 V 267, Erw. 3b

Nicht alle Mitarbeitenden einer Institution sind dem Arbeitsgesetz unterstellt. Dies hat weitreichende Konsequenzen auf Regelungen der Arbeitszeit, Entschädigung von Nachtarbeit und Pikettdienst und weiteres mehr.

Es bestehen immer wieder Unsicherheiten, ob bzw. welche Mitarbeitenden einer Institution dem Arbeitsgesetz unterstellt sind.

Diese Frage ist von grosser Tragweite, weil für Arbeitnehmende, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, zahlreiche und bedeutende Verpflichtungen und Begrenzungen zu beachten sind (tägliche bzw. wöchentliche Höchstarbeitszeit; Ruhezeit-, Pikettdienst-, Nachtarbeits- und Pausenregelungen; Pflicht zur Arbeitszeiterfassung usw.).

Ja, wenn Mitarbeitende mit ihrer Nebentätigkeit den Arbeitgeber nicht konkurrenzieren und nicht zu erschöpft sind, ihre Arbeitspflicht zu erfüllen.

• Wenn im Arbeitsvertrag nichts Anderes vereinbart wurde, dürfen Angestellte einer bezahlten Nebenbeschäftigung nachgehen, sofern sie damit die Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber nicht verletzen.
• Eine Verletzung der Treuepflicht liegt vor, wenn Arbeitnehmende mit ihrer Nebentätigkeit den Arbeitgeber aktiv konkurrenzieren. Das Konkurrenzverbot gilt auch für Aufträge im Rahmen einer Teil-Selbständigkeit (Beispiel: Ein Kundenberater wirbt für sein künftiges Unternehmen Kunden ab).
• Wer die Treuepflicht durch eine unzulässige Nebenbeschäftigung verletzt, riskiert - nach Missachtung einer Verwarnung - die Entlassung oder in ausserordentlichen Fällen sogar eine fristlose Kündigung.
• Sind Mitarbeitende als Folge ihrer Nebentätigkeit zu erschöpft, ihrer Arbeitspflicht voll nachzukommen, liegt ebenfalls eine Verletzung der Treuepflicht vor (Beispiel: Eine FaBe arbeitet regelmässig bis frühmorgens in einer Bar).
• Vollzeitangestellte dürfen ebenfalls einem Nebenerwerb nachgehen, wenn die im Arbeitsgesetz fixierten Höchstarbeitszeiten (45-50 Stunden je nach Tätigkeit) und die gesetzlich festgelegte tägliche Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten bleiben.

Es ist deshalb zulässig - im Hinblick auf die gesetzlichen Ruhe- und Höchstarbeitszeiten auch zu empfehlen -, im Arbeitsvertrag für die Ausübung einer Nebenbeschäftigung die Einwilligung des Arbeitgebers vorzusehen.

Bei Teilzeitangestellten kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass diese Angestellten einer weiteren Arbeit oftmals im gleichen Tätigkeitsbereich nachgehen. Wird eine konkurrenzierende Nebentätigkeit im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich ausgeschlossen, darf die gleiche Tätigkeit parallel auch in einem anderen Unternehmen ausgeübt werden. Allerdings darf die Nebentätigkeit nicht zu einem Interessenkonflikt mit dem Arbeitgeber führen.

Grundsätzlich gelten Pikettdienste als zusätzliche Arbeitszeit. Die grundlegenden Bestimmungen finden sich im Arbeitsgesetz. Doch die Regelung der Entschädigung überlässt das Arbeitsgesetz den Beteiligten. 

Beim Pikettdienst für Mitarbeitende, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, ist zwischen Pikett intern (geleistet innerhalb des Betriebs) und Pikett extern (geleistet ausserhalb des Betriebs) zu unterscheiden: 

• Pikettdienst innerhalb des Betriebs liegt vor, wenn sich die Intervention auf einen kurzen Zeitabschnitt während des Aufenthalts im Betrieb beschränkt. Die Dauer des Pikettdienstes gilt als Arbeitszeit. 

• Beim Pikettdienst ausserhalb des Betriebs halten sich Mitarbeitende für kurzfristige Einsätze im Betrieb bereit. Zwischen Anruf und Eintreffen am Arbeitsort (Interventionszeit) müssen mindestens 30 Minuten liegen. Ist die Interventionszeit aus zwingenden Gründen kürzer als 30 Minuten, besteht Anspruch auf eine Zeitgutschrift von 10 Prozent der inaktiven Pikettdienstzeit (aufgewendete Zeit ausserhalb einer Intervention sowie der Zeit für den Arbeitsweg). Die für die Intervention effektiv aufgewendete Zeit sowie die Wegzeit zählen als Arbeitszeit und kommen zu einer allfälligen Zeitgutschrift hinzu. 

Pikettdienste sind im Zeitraum von 4 Wochen grundsätzlich auf höchstens 7 Tagen zu beschränken. Ausnahmsweise sind 10 Pikettdiensttage innerhalb von 4 Wochen zulässig, 

• wenn der Pikettdienst aufgrund der Lage des Betriebs in einer Randregion oder seiner fachlichen Spezialisierung sonst nicht gewährleistet werden kann.  

• wenn im Durchschnitt eines Kalenderjahres pro Monat nicht mehr als 7 Pikettdienste mit tatsächlichem Einsatz zu leisten sind. 

Das Arbeitsgesetz regelt die Entschädigung von Pikettdienstleistungen nicht, sondern überlässt dies den Beteiligten. Sie ist somit Gegenstand von Regelungen in einem Personalreglement oder in einem Einzelarbeitsvertrag.  

Es ist deshalb zulässig, die Pikett-Arbeitszeit anders zu entschädigen als die ordentliche, vertraglich bestimmte Arbeitszeit. Dies gilt auch für den Pikettdienst innerhalb des Betriebs. 

Auch die Entschädigung für Pikettdienst ausserhalb des Betriebs ist Verhandlungssache. In der Praxis werden Pauschalentschädigungen für die Bereithaltung vereinbart. Erfolgt tatsächlich ein Ruf an den Arbeitsplatz, ist die geleistete Arbeitszeit sowie der Arbeitsweg zum regulären Ansatz zu entschädigen. 

Vom Pikettdienst abzugrenzen ist die Arbeit auf Abruf. Dabei handelt es sich um ordentliche Arbeitseinsätze von Mitarbeitenden, die bei Bedarf kurzfristig aufgeboten werden. Es empfiehlt sich, die Abrufverpflichtung und ihre Einzelheiten im Einzelarbeitsvertrag präzise festzulegen, denn im Gesetz bestehen dazu keine spezifischen Regelungen. 

Weitere Informationen zum Geltungsbereich des Arbeitsgesetzes finden sich im Merkblatt «Unterstellung unter das Arbeitsgesetz». 

Der Arbeitgeber ist dazu berechtigt, wenn dies aus betrieblichen Gründen notwendig und den Mitarbeitenden zumutbar ist. Die zusätzliche Arbeit darf pro Tag in der Regel zwei Stunden nicht übersteigen.

• Der Arbeitgeber ist zur Anordnung von Überstunden berechtigt, wenn dies aus betrieblichen Gründen notwendig bzw. dringlich und den Mitarbeitenden zumutbar ist. Überstunden sollen aber die Ausnahme darstellen.
• Die zusätzliche Arbeit darf pro Tag zwei Stunden nicht übersteigen (in der Regel); max. 140 Stunden pro Jahr dürfen als Überstunden angeordnet werden.
• Die Leistung von Überstunden dürfen die Mitarbeitenden nicht überfordern und nicht zu gesundheitlichen Problemen führen. Die persönlichen Verhältnisse der Betroffenen (z.B. familiäre Situation) sowie das Ausmass und der Zeitpunkt der verlangten Überstunden sind angemessen zu berücksichtigen.
• Überstunden für schwangere und stillende Frauen sind verboten.
• Als Überstunden gelten Arbeitsleistungen, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit gemäss Beschäftigungsgrad hinausgehen. Als Überzeit gelten Überstunden, welche die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 50 Stunden pro Woche (ohne Sonderregelungen) übersteigen. Das heisst: Nicht jede Leistung von Überstunden ist auch Überzeit.
• Überstunden können durch Freizeit kompensiert oder mit einem Lohnzuschlag von mindestens 25% ausbezahlt werden (je nach vertraglicher Regelung).
• Mit Zustimmung der Mitarbeitenden kann Überzeit durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer kompensiert werden. Kann Überzeit nicht kompensiert werden, erfolgt zwingend die Auszahlung der nachweislich geleisteten Stunden samt Zuschlag von mindestens 25%.

Nacht- und Sonntagsarbeit sind gemäss Arbeitsgesetz grundsätzlich nicht erlaubt. Doch es gibt Ausnahmen, z.B. für Heime.

Grundsätzlich sind Nachtarbeit (23 Uhr-6 Uhr) und Sonntagsarbeit (Samstag 23 Uhr-Sonntag 23 Uhr) verboten. Dies gilt für die meisten Arbeitnehmenden. Die Arbeitszeit ist im Arbeitsgesetz und den zugehörigen Verordnungen geregelt.

Nicht unter das Arbeitsgesetz fallen Erzieher und Erzieherinnen, Sozialpädagoginnen und -pädagogen und gleichwertig qualifiziertes Personal in Institutionen. Für Nacht- und Sonntagsarbeit besteht nur dann Anspruch auf eine zusätzliche Entschädigung, wenn dies im Personalreglement der Institution oder im Einzelarbeitsvertrag so vorgesehen ist.

Für alle dem Arbeitsgesetz unterstehenden Mitarbeitenden (z. B. Mitarbeitende in Küche und Hauswirtschaft) gilt:

• Keine Nachtarbeit ohne Einverständnis der betreffenden Mitarbeitenden.
• Bei vorübergehender (d.h. weniger als 25 Nächte pro Jahr) Nachtarbeit besteht ein Anspruch auf einen Lohnzuschlag von mindestens 25% pro Stunde.
• Bei dauernder oder wiederkehrender Nachtarbeit besteht ein Anspruch auf einen Zeitzuschlag von mindestens 10% pro Stunde. Diese Ausgleichsruhezeit muss innerhalb eines Jahres kompensiert werden können.
• Wenn in regelmässigen Abständen nur eine Randstunde während der Nacht gearbeitet wird (z. B. 5-6 Uhr), kann die Arbeitgeberin hierfür anstelle eines Zeitzuschlags auch einen Lohnzuschlag von 10% gewähren.
• Nachtarbeit darf in einem Zeitraum von 12 Stunden geleistet werden, falls der Arbeitgeber eine Ruhegelegenheit zur Verfügung stellt. In der Regel ist in den darauffolgenden 12 Stunden Ruhezeit zu gewähren.
• Leisten Mitarbeitende über eine längere Dauer und regelmässig Nachtarbeit, muss die Arbeitgeberin für medizinische Untersuchungen sowie weitere Massnahmen zum Schutz der Mitarbeitenden sorgen (z. B. Ruhegelegenheiten oder Verpflegung).

Für Sonntagsarbeit in Institutionen gilt:

• Mitarbeitende dürfen sieben aufeinanderfolgende Tage arbeiten, wenn:
  • die tägliche Arbeitszeit nicht mehr als 9 Stunden beträgt.
  • die wöchentliche Höchstarbeitszeit (50 Stunden) im Durchschnitt von zwei Wochen eingehalten wird. Unmittelbar nach dem 7. Arbeitstag müssen mindestens 83 Stunden Freizeit am Stück gewährt werden.

• Führt Sonntagsarbeit zu einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 50 Stunden, fällt Überzeit an. Diese ist innert 14 Wochen durch Freizeit von gleicher Dauer auszugleichen.
• Mindestens zwölf freie Sonntage pro Jahr sind einzuhalten. Sie können unregelmässig auf das Jahr verteilt werden. In den Wochen ohne freien Sonntag ist im Anschluss an die tägliche Ruhezeit eine wöchentliche Ruhezeit von 36 aufeinander folgenden Stunden zu gewähren.

Als Dienstleister für Menschen mit Unterstützungsbedarf beziehen Sie Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen bei privaten Anbietern. In der Regel untersteht Ihre Organisation dem Vergaberecht. Dieses legt fest, wie Sie diverse Leistungen am Markt beschaffen können.

Das Faktenblatt zum öffentlichen Beschaffungswesen bietet Ihnen grundlegendes Wissen über das Beschaffungsrecht sowie dessen Zweck, Verfahrensgrundsätze, Vergabeverfahren und -instrumente sowie Tipps zur Beschaffungspraxis.

Beschaffungsleitfaden TRIAS

Nein, wenn die Verwendung des Bild- und Ton-Materials ohne Einwilligung der abgebildeten Person erfolgt. Das gilt für das Hochladen von Videos/Bildern/Tonmaterial ins Internet oder auf Social-Media-Plattformen ebenso wie für die Verwendung von Bildern für Printprodukte (z.B. Jahresbericht).

Ja, immer dann, wenn nachweisbar das (schriftliche) Einverständnis der abgebildeten Person (z.B. für das Hochladen des Videos) vorliegt.

Ist die Verwendung von Bild- und Tonaufnahmen zulässig?

• Bild- und Tonaufnahmen dürfen grundsätzlich nur mit Zustimmung der betroffenen Person verwendet werden.
• Menschen mit kognitiver Beeinträchtigung oder Minderjährige können über die Verwendung selbst entscheiden, wenn sie die Folgen ihres Entscheids abschätzen können und in der konkreten Situation urteilsfähig sind.
• Die Zustimmung zur Verwendung für einen bestimmten Zweck gilt nicht als Carte Blanche für die weitere Nutzung des Bild- und Ton-Materials. Eine generelle Einwilligung zu Bild- und Tonaufnahmen für jegliche Zwecke ist nicht gültig.
• Erlaubt ist die Verwendung ohne Einwilligung nur, wenn die abgebildete Person auf dem Bild nicht erkennbar ist.

Das Recht aufs eigene Bild basiert auf Art. 28 ZGB und ist in verschiedenen Bundesgerichtsurteilen bestätigt worden: Ohne Einverständnis der betroffenen Person kann jede Aufnahme resp. die weitere Verwendung eingeklagt werden.

Es kommen genau die Regelungen zum Recht am eigenen Bild zur Anwendung, die in den INSOS-Richtlinien resp. dem Formular zur Einwilligung der Verwendung von Bild- und Tonaufnahmen beschrieben sind. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei Aufnahmegeräten um solche einer Institution oder um private Geräte handelt. Es spielt ebenfalls keine Rolle, ob die Aufnahme innerhalb der Institution oder bei einem Ausflug gemacht wurde.

Das Recht für die Verwendung einer Aufnahme liegt grundsätzlich immer bei der Person, die aufgenommen wurde.

Nach mehrjähriger Arbeit wurden das Datenschutzgesetz (DSG) und das dazugehörige Umsetzungsrecht in Anlehnung an die europäische Gesetzgebung gründlich revidiert. Das neue Datenschutzrecht behält die Grundsätze des bisherigen Gesetzes bei, führt aber auch zu beträchtlichen Neuerungen.

Die Institutionen und Strukturen für Menschen mit Unterstützungsbedarf sind – wie die anderen Akteure der Wirtschaft und Gesellschaft auch – vom neuen Datenschutzgesetz betroffen und müssen dieses einhalten. Das bedeutet umfassende organisatorische Anpassungen sowie die Bewerkstelligung von neuen Prozessen und Kontrollen.

Die neue Datenschutzgesetzgebung tritt Anfang September 2023 in Kraft.

Je nach Situation ist auch das kantonale Recht im Datenschutzbereich zu beachten – typischerweise, wenn das kantonale Recht vorsieht, dass eine Einrichtung infolge der Unterzeichnung eines Leistungsvertrags mit dem Kanton für den  betroffenen Teil ihrer Tätigkeit als öffentliches kantonales Organ gilt: In diesem Fall müssen auch die kantonalen Vorschiften zum Datenschutz im Zusammenhang mit dieser besonderen Tätigkeit eingehalten werden. 

Workshops

Gemeinsam mit unserem Partner inOri unterstützen wir Sie dabei, die betrieblichen Datenschutzkonzepte zu überarbeiten und die 12 wichtigsten Massnahmen umzusetzen. Dazu bieten wir zwei Workshops an:

Zum Angebot

Es besteht grundsätzlich ein Ferienanspruch der Mitarbeitenden von 4 Wochen pro Jahr, 5 Wochen für Jugendliche unter 20 Jahren. Bei längerem Arbeitsausfall darf der Arbeitgeber den Ferienanspruch aber nach gewissen Kriterien kürzen.

• Der Arbeitgeber darf den vollen Ferienanspruch kürzen, wenn der Arbeitsausfall mehr als ein Monat pro (Dienst-)Jahr beträgt. Für jeden weiteren Monat (21.75 Arbeitstage) der Abwesenheit ist eine Kürzung des Ferienanspruchs um einen Zwölftel zulässig. Allerdings bestehen Schonfristen, die mit jedem neuen Dienstjahr neu anfallen.
• Schonfristen:
  • Fehlen Mitarbeitende unverschuldet (Krankheit, Unfall, Militär), sind Ferienkürzungen erst nach zwei Monaten der Abwesenheit zulässig. Der erste Monat ist nicht anrechenbar.
  • Bei Schwangerschaft darf der Ferienanspruch erst ab dem dritten Monat der Abwesenheit reduziert werden. Nach der Geburt ist eine Kürzung für die folgenden 14 Wochen verboten.
• Fehlen Mitarbeitende durch eigenes Verschulden (z.B. Unfall in alkoholisiertem Zustand oder Unfall beim Extremsport) während eines Dienstjahrs insgesamt mehr als ein Monat, besteht keine Schonfrist. Eine Kürzung des Ferienanspruchs ist bereits für diesen ersten vollen Monat der Absenz statthaft.
• Bei teilweiser Arbeitsunfähigkeit ist die Abwesenheit proportional zu berechnen, d.h. auf volle Arbeitstage umzurechnen. Zudem ist dies für bei einer allfälligen Kürzung des Ferienanspruchs zu berücksichtigen.

Der Arbeitgeber bestimmt den Zeitpunkt der Ferien, nimmt aber auf die Wünsche der Angestellten, wenn immer möglich, Rücksicht.

• Der Arbeitgeber bestimmt den Zeitpunkt und nimmt auf die Wünsche der Mitarbeitenden soweit Rücksicht, als dies mit den betrieblichen Interessen vereinbar ist. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, Betriebsferien anzuordnen. Eine Festlegung auf einen aussergewöhnlichen Zeitpunkt (z.B. Ende November) ist aber nicht zulässig.
• Die Ferien sind im Verlauf des laufenden Jahres zu gewähren. Wenigstens zwei Ferien-Wochen müssen zusammenhängen.
• Mitarbeitende dürfen nicht eigenmächtig Ferien beziehen. Es ist aber zu empfehlen, die Ferientermine im Gespräch festzulegen und z.B. Eltern von schulpflichtigen Kindern Ferien vorrangig während den Schulferien zu gewähren.
  Verlangt der Arbeitgeber die Verschiebung bereits festgelegter Ferien oder werden Mitarbeitende vorzeitig aus ihren Ferien zurückgerufen, haben sie Anspruch auf Entschädigung der damit verbundenen Kosten.

Freiheitsbeschränkende Massnahmen zum Schutz vor Gefährdung sind ein Eingriff in die Grundrechte des Menschen. Es sind Handlungen und Vorgaben, die ohne Zustimmung oder gegen den Willen – bei erschwerter Kommunikation gegen den mutmasslichen Willen eines Menschen – eingesetzt werden können. Sie greifen in die körperliche und psychisch-seelische Unversehrtheit der betroffenen Menschen ein. Freiheitsbeschränkende Massnahmen ohne Zustimmung der Betroffenen sollen darum soweit möglich vermieden und nur wenn absolut notwendig eingesetzt werden. Sie sind immer als letztes Mittel zu betrachten.

Im Faktenblatt zu freiheitsbeschränkenden Massnahmen finden Sie die wichtigsten gesetzlichen Regelungen. Zudem sehen Sie wo kantonale Regelungen anknüpfen und was spezifisch für die Institutionen für Menschen im Alter, Menschen mit Behinderung, Kinder/Jugendliche gilt.

Verursacht eine dauernd urteilsunfähige, volljährige Person einen Schaden, kann sie in der Regel nicht haftbar gemacht werden. Der Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Urteilsunfähige ist nicht zwingend.

Viele Institutionen verpflichten ihre volljährigen Klientinnen und Klienten, eine eigene Haftpflichtversicherung abzuschliessen. Das ist aber nicht immer nötig und verursacht unter Umständen nur zusätzliche Kosten.

Wer aufgrund seines gesundheitlichen Zustands nicht in der Lage ist, die Konsequenzen des eigenen Handelns abzuschätzen, löst mit seinen Handlungen keine rechtliche Wirkung aus. Die betreffende Person kann für einen verursachten Schaden somit nicht haftbar gemacht werden.

Nur ausnahmsweise besteht für eine urteilsunfähige Person Schadenersatzpflicht. Dann nämlich, wenn sie in besonders guten finanziellen Verhältnissen lebt.

Haftet ein Versicherungsnehmer (Klientin/Klient) nicht für den Schaden, muss dafür auch deren Haftpflichtversicherung nicht aufkommen. In der Praxis lehnen deshalb die Versicherer trotz eigentlicher Deckung des Ereignisses die Übernahme des Schadens meistens ab.

Empfehlungen

• Urteilsfähigkeit fehlt eindeutig und permanent: Keine Haftpflichtversicherung nötig
• Urteilsfähigkeit besteht: Der Abschluss einer Haftpflichtversicherung ist notwendig
• Urteilsfähigkeit ist labil oder nimmt ab: Ärztliches Gutachten über Urteilsunfähigkeit anfordern oder zur Sicherheit eine Haftpflichtversicherung abschliessen lassen

Das Mass an Sorgfalt, das Mitarbeitende zu erfüllen haben, ist abhängig vom jeweiligen Arbeitsverhältnis. Dabei spielen das Berufsrisiko, Fachkenntnisse sowie die Fähigkeiten und Eigenschaften der betreffenden Person eine Rolle.

Haftbar wird eine Person, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Vertragsverletzung: Liegt vor, wenn die Arbeitsleistung nicht oder nur schlecht erfüllt ist. Oder Mitarbeitende Anordnungen und Weisungen missachten und dadurch ihrer Sorgfalts- und Treuepflicht nicht nachkommen.
2. Schaden: Bemisst sich nach entstandenen Vermögensverlust. Dazu kann auch entgangener Gewinn gehören.
3. Kausaler Zusammenhang: Die Vertragsverletzung ist die Ursache für den Schaden.
4. Verschulden: Entstand der Schaden absichtlich oder fahrlässig? - Leicht fahrlässig handelt eine Person, wenn sie eine Vorschrift nicht beachtet. Grob fahrlässig handelt, wer elementare Vorsichtsmassnahmen nicht einhält, die jeder vernünftige Mensch bedacht hätte. Bei der Beurteilung werden die objektiven Umstände und die subjektiven Verhältnisse der Person (z.B. ihr Urteilsvermögen) berücksichtigt.

Sind die ersten drei Voraussetzungen erfüllt, beeinflusst die vierte Voraussetzung das Ausmass der Haftung:

• Leichte Fahrlässigkeit: Haftung wird stark reduziert oder kann ganz entfallen. Faustregel: Haftung mit 1 Monatslohn.
• Mittlere Fahrlässigkeit: In der Regel eine angemessene Schadensaufteilung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Faustregel: Haftung mit 2 Monatslöhnen.
• Grobe Fahrlässigkeit: Haftung wird nur geringfügig reduziert. Faustregel: Haftung mit 3 Monatslöhnen.

• Vorsätzlich verursachte Schäden haben Mitarbeitende immer voll zu übernehmen.

Die gesetzlichen Haftungsregelungen dürfen nicht zu Ungunsten der Mitarbeitenden geändert werden, z.B. in einer vertraglichen Regelung, wonach Mitarbeitende in jedem Fall haften und jeglichen Schaden bezahlen müssen, wenn keine Versicherung zahlt.

Müssen Mitarbeitende für einen verursachten Schaden einstehen, darf der Arbeitgeber einen entsprechenden Teil des Lohnes zurückbehalten (OR 323a) oder verrechnen, soweit das Existenzminimum nicht verletzt wird.

Verfügen Sie über ein WLAN-Netzwerk? Sind bei Ihnen Computer ans Internet angeschlossen? Haben Ihre Mitarbeitenden oder Klientinnen und Klienten Zugang zum Internet? Dann verwenden Sie unsere Musterreglemente, um die Rechte und Pflichten der Personen festzulegen, die Ihre elektronischen Kommunikationsmittel nutzen.

Unsere Musterreglemente zeigen, wie Sie die Rechte und Pflichten der Personen festlegen können, die Ihre elektronischen Kommunikationsmittel (ICT) nutzen.

Die allgemeinen Nutzungsbestimmungen gelten für alle Mitarbeitenden und alle Klientinnen und Klienten einer Institution. Sie betreffen folgende Themen

• Verwendung des Benutzungszugangs
• Unerlaubte Nutzung
• Einschränkung der Nutzung durch die Institution / Sanktionsmöglichkeiten
• Datensicherheit
• Haftung

Spezifische Bestimmungen für Klientinnen und Klienten:

• Zweck: Die Institution ermöglicht Klientinnen und Klienten mit der Nutzung der ICT, Kontakte zu pflegen, am gesellschaftlichen und kulturellen Leben teilzuhaben sowie einen freien Zugang zu Informationen.
• Datensicherheit: Auf allgemein zugänglichen Computern sollen keine Daten gespeichert werden. Lokal gespeicherte Daten können vom ICT-Support jederzeit und ohne Vorwarnung gelöscht werden.

Spezifische Bestimmungen für Mitarbeitende:

• Zweck: Die Institution ermöglicht Mitarbeitenden mit der Nutzung der ICT, ihre Aufgaben möglichst effizient auszuüben und die hierfür nötigen Kontakte zu pflegen.
• Die ICT dient der Erfüllung der definierten Aufgaben. Die Nutzung zu privaten Zwecken ist untersagt, sofern die Institutionsleitung nichts Anderes bestimmt.
• Datenschutz: Die Mitarbeitenden müssen bei der Nutzung und insbesondere bei der Bearbeitung von Personendaten die Bestimmungen des Datenschutzrechts beachten.
• Darüber hinaus sind die Mitarbeitenden verantwortlich für den sorgfältigen, sicheren Umgang mit den benutzten Daten und Dokumenten sowie für ihre regelmässige Sicherung bzw. Verschlüsselung gemäss den Vorgaben der Institution.
• Das Reglement für die Nutzung der ICT sowie eine Vertraulichkeitserklärung über die Einsicht von Personendaten stellen einen integralen Bestandteil des Arbeitsvertrags dar.

Ohne bessere Regelung im Arbeitsvertrag oder Personalreglement (z.B. Abschluss einer Krankentaggeldversicherung) besteht im ersten Dienstjahr eine Lohnzahlungspflicht von mindestens drei Wochen. In den folgenden Jahren steigt die Lohnzahlungspflicht kontinuierlich an.

Ohne grosszügigere Regelung kommt als Minimum Art. 324a OR zur Anwendung:

• Zu bezahlen ist der Lohn im 1. Dienstjahr (nicht zu verwechseln mit Kalenderjahr) «für drei Wochen und nachher für eine angemessene längere Zeit», welche je nach Region variiert.
• Nach der weit verbreiteten «Berner Skala» (alle Kantone ausser BL, BS, SH, TG und ZH) besteht der Lohnzahlungsanspruch
  • einen Monat im 2. Dienstjahr
  • zwei Monate im 3. und 4. Dienstjahr
  • drei Monate im 5. - 9. Dienstjahr
  • längstens aber für sechs Monate bei 20 und mehr Dienstjahren.
• Bei mehrfacher Erkrankung im gleichen Dienstjahr werden die Absenzen zusammengezählt. Mitberücksichtigt und addiert werden dabei auch Abwesenheiten wegen Betreuung kranker Kinder.

Arbeitnehmende können ab Januar 2021 kranke Familienmitglieder bei vollem Lohnanspruch pflegen. Sofern ein ärztliches Zeugnis vorliegt, darf die betreuende Person in der Regel bis zu drei Tage pro Krankheitsfall am Arbeitsplatz fehlen.

Die Pflege eines kranken Familienmitglieds

Die Pflege eines kranken Familienmitglieds ist im Arbeitsgesetz geregelt (Art. 36 Abs. 3):

• Als Familienmitglieder gelten Verwandte in auf- und absteigender Linie, d.h. hauptsächlich die Eltern und Kinder, sowie Geschwister. Dazu kommen die Ehegatten, Schwiegereltern sowie Lebenspartner.innen, die mit dem/der Arbeitnehmenden seit mindestens fünf Jahren einen gemeinsamen Haushalt führen.
• Sofern ein ärztliches Zeugnis vorliegt, darf die betreuende Person in der Regel bis zu drei Tagen pro Krankheitsfall hierfür am Arbeitsplatz fehlen.
• Die Regelung gilt für jedes Familienmitglied und pro Krankheitsfall einzeln.
• Akkumulierte Betreuungsurlaube dürfen sich pro Jahr auf maximal 10 Tage belaufen.
• Die Betreuung des kranken Familienmitglieds gilt als unverschuldete Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Die Fehlzeit ist weder nachzuholen noch mit geleisteten Überstunden zu kompensieren. Die betreuende Person hat während der Abwesenheit den gleichen Anspruch auf Lohnzahlung, wie wenn sie selber krank wäre.

Pflege schwer kranker / verunfallter Kinder durch erwerbstätige Eltern

Eltern können ab Juli 2021 ihre schwer kranken Kinder während eines 14-wöchigen Betreuungsurlaub bei einem 80%-Lohnanspruch pflegen:

• Der Betreuungsurlaub ist innerhalb einer Rahmenfrist von 18 Monaten zu beziehen.
• Wenn beide Eltern erwerbstätig sind, wird der Betreuungsurlaub grundsätzlich paritätisch auf beide Elternteile aufgeteilt. Den Eltern soll aber die Möglichkeit offenstehen, eine abweichende Aufteilung miteinander zu vereinbaren.
• Das Taggeld beträgt 80 Prozent des durchschnittlichen Erwerbseinkommens vor dem Beginn des Entschädigungsanspruches, wobei ein Höchstbetrag von 196 Franken pro Tag gilt.
• Gleichzeitig besteht für die Eltern ein Kündigungsschutz. Eine Kürzung ihres Ferienanspruchs ist untersagt.

Arbeitnehmende sind in bestimmten Situationen für einen definierten Zeitraum vor einer Entlassung geschützt. Erfolgt die Kündigung trotz Sperrfrist, gilt sie als nichtig.

Der Arbeitgeber darf nach Ablauf der Probezeit eine Anstellung nicht «zur Unzeit» kündigen (Art. 336c Abs. 1 OR). Das heisst es bestehen Kündigungs-Sperrfristen:

1. Während der Schwangerschaft und in den 16 Wochen danach - auch wenn die Arbeitnehmerin erst später Gewissheit hat, dass sie zum Zeitpunkt der Kündigung bereits schwanger war.

2. Während dem Militär-, Zivilschutz- oder Zivildienst und – wenn er länger als elf Tage dauert – während vier Wochen vorher und nachher. Ebenfalls während der Teilnahme an einer vom Bund angeordneten Hilfsaktion im Ausland, die vom Arbeitgeber genehmigt worden ist.

3. Infolge Krankheit oder Unfall, wenn Arbeitnehmende ohne eigenes Verschulden ganz oder teilweise arbeitsunfähig sind:

• im 1. Dienstjahr (Achtung: Dienstjahr ist nicht gleich Kalenderjahr) während 30 Tagen
• im 2. bis 5. Dienstjahr während 90 Tagen
• ab 6. Dienstjahr während 180 Tagen
• Die Kündigung bei Krankheit ist gültig, wenn sie vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit ausgesprochen wurde. In diesem Fall wird die Kündigungsfrist während der Arbeitsunfähigkeit, höchstens aber bis zum Ablauf der Sperrfrist, unterbrochen und danach fortgesetzt.
• Bei mehreren Erkrankungen während der Kündigungsfrist kumulieren sich die Sperrfristen, wenn unterschiedliche Ursachen vorliegen.

Diese Sperrfristen gelten nicht im befristeten Arbeitsverhältnis, bei Kündigung durch den/die Arbeitnehmende, bei gerechtfertigter fristloser Kündigung und bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses im gegenseitigen Einvernehmen.

Erfolgt die Kündigung trotz Sperrfrist, gilt sie als nichtig.
Sie muss nach der Sperrfrist neu ausgesprochen werden.

Ja, wenn zwischen den Beteiligten über den Vertragsinhalt Einigkeit vorliegt und die Personen urteil- und handlungsfähig sind.

Ist ein Vertrag in leichter Sprache gültig?
Leichte Sprache ist eine mögliche Ausdrucksart, verbindliche Regeln zu formulieren. Das Gesetz stellt keine besonderen Anforderungen an das sprachliche Niveau eines Vertrags oder an die Verwendung bestimmter Begriffe. Für die Gültigkeit eines schriftlichen Vertrags müssen jedoch folgende Punkte erfüllt sein:

• Im Vertrag muss der wirkliche Wille der Beteiligten in allen wesentlichen Punkten zum Ausdruck kommen.
• Die Vertragsparteien müssen sich über den Inhalt einig sein, mit dem sie eine bestimmte Rechtssituation herbeiführen wollen.
• Die Beteiligten müssen urteilsfähig (also in der Lage sein, die Tragweite des Vertragsinhalts zu beurteilen und vernunftgemäss zu handeln) sowie handlungsfähig (in der Lage sein, Rechtsgeschäfte zu tätigen) sein.

Nicht handlungsfähig sind Minderjährige, urteilsunfähige Personen sowie Personen unter umfassender Beistandschaft. Wer urteilsfähig, aber nicht handlungsfähig ist, muss den Vertrag durch die gesetzliche Vertretung genehmigen lassen.

Ab 1. Juli 2020 müssen Betriebe mit mehr als 100 Mitarbeitenden eine Lohngleichheitsanalyse durchführen. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.

Konkret geht es bei der Analyse darum, ob einer Arbeitnehmerin bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit weniger Lohn bezahlt wird als ihrem Arbeitskollegen (oder umgekehrt).

Alle Betriebe, die zu Beginn eines Jahres 100 oder mehr Mitarbeitende beschäftigen, müssen eine Lohngleichheitsanalyse durchführen. Die Zahl («100 oder mehr») bezieht sich auf die Zahl der Mitarbeitenden und nicht auf hochgerechnete Vollzeitstellen. Lernende sind von der Analyse ausgenommen.

WICHTIG: Als Arbeitgeber*innen gelten auch Personalverleihbetriebe, weil sie den Lohn auszahlen.

Die Analyse kann grundsätzlich durch die Betriebe selbst ausgeführt werden. Die Analyse muss aber einer wissenschaftlichen und rechtskonformen Methode entsprechen. Die Vorgaben sind gesetzlich festgelegt.

Viele Institutionen stellen Mitarbeitenden Mahlzeiten zur Verfügung. Diese vom Arbeitgeber offerierte Verpflegung stellt eine «Naturalleistung» dar und hat einen finanziellen Wert. Daraus ergeben sich eine Reihe von Fragen bzw. Konsequenzen.

Zum Beispiel:

• Können zur Verfügung gestellte Mahlzeiten in Rechnung gestellt werden?
• Wann und wo wird die Mahlzeit eingenommen?
• Wie sind Mahlzeiten AHV-rechtlich und steuerrechtlich zu behandeln?

Antworten im Merkblatt Mahlzeitenregelung.

Am Ende eines Arbeitsverhältnisses stellt sich oft die Frage, wie mit dem Personaldossier der austretenden Person rechtlich korrekt umzugehen ist.

Die Fragen

• Welche Dokumente sind wie lange aufzubewahren?
• Wie muss die Archivierung erfolgen?

Die Antworten

Antworten finden Sie im Merkblatt Personaldossier.

Die Begleitung von Menschen mit Unterstützungsbedarf bringt es mit sich, dass sich verschiedene Personen in deren privaten Räumlichkeiten bewegen.

Unser Merkblatt soll Fachpersonen dabei unterstützen, dem Anspruch auf den individuellen Schutz der Privatsphäre gerecht zu werden. Es gibt Auskunft über die rechtlichen Grundlagen zum Persönlichkeitsschutz und enthält Empfehlungen.

Dabei haben wir folgende Situationen berücksichtigt:

• Begleitung und Unterstützung durch Fachpersonal im Alltag
• Umgang mit Besuchen oder Zutritt durch externe Personen
• Audits oder Controllings durch Behörden

Seit 1. Januar 2020 sind Arbeitgeber verpflichtet, offene Jobs in Berufsarten mit mindestens 5 Prozent Arbeitslosigkeit den Regionalen Arbeitsvermittlungszentren (RAV) zu melden. Jobs für Menschen mit Behinderung innerhalb der sozialen Institution unterliegen nicht der Stellenmeldepflicht.

Die gemeldeten Stellen dürfen Arbeitgeber dann während 5 Arbeitstagen nicht selber ausschreiben. Welche Berufsarten betroffen sind, erfahren Sie unter www.arbeit.swiss.

Die Meldepflicht gilt ausschliesslich für Stellenangebote im sog. ersten Arbeitsmarkt. Auch Praktikumsstellen, die nicht obligatorischer Bestandteil einer Ausbildung sind, fallen unter die Meldepflicht.

Wichtig

• Jobs für Menschen mit Behinderung innerhalb der sozialen Institution unterliegen nicht der Stellenmeldepflicht.
• Auch der Personalverleih von Menschen mit Behinderung – solange er von sozialen Institutionen durchgeführt wird - fällt nicht unter die Meldepflicht.

In einem Merkblatt haben wir die Punkte zusammengefasst, die Sie bei der Stellenmeldepflicht beachten sollten.

Nach Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer können juristische Personen von der direkten Bundessteuer befreit werden. Nach den grundsätzlich gleichen Voraussetzungen gilt dies auch für die kantonalen und kommunalen Steuern, wobei die Regelungen und die Anwendungspraxis in den einzelnen Kantonen aber nicht vollständig übereinstimmen. In einem Merkblatt haben wir die Voraussetzungen zur Erlangung einer Steuerbefreiung als juristische Person zusammengefasst.

Die Einforderung eines Strafregisterauszugs für Mitarbeitende, die mit vulnerablen Personen arbeiten, gehört zum Prozedere bei der Personalauswahl. Es gibt zwei verschiedene Auszüge.

Bei der Personalgewinnung ist Achtsamkeit und Sorgfalt angebracht. Insbesondere für die Arbeit mit vulnerablen Personen besteht eine erhöhte Aufmerksamkeit für die Personalselektion. Die Charta Prävention zur Vorbeugung von sexueller Ausbeutung, Missbrauch und anderen Grenzverletzungen weist explizit auf diesen Umstand hin.

Die Einforderung eines Strafregisterauszugs für Mitarbeitende, die mit vulnerablen Personen arbeiten, gehört zum Prozedere bei der Personalauswahl. Es gibt zwei verschiedene Auszüge

• Privatauszug
• Sonderprivatauszug

In unserem Merkblatt erklären wir, wie sich die beiden Strafregisterauszüge unterscheiden. Und wie und wo Sie diese bestellen können.

Erleidet eine Mitarbeiter:in mit Behinderung bei der Arbeit einen Unfall oder verursacht er / sie einen Schaden, können folgende Rechtsgebiete betroffen sein: Arbeitsrecht, Unfallversicherungsrecht, Haftpflicht. Es ist davon auszugehen, dass bei einer gerichtlichen Beurteilung die Erfüllung der Fürsorge- resp. Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers sehr hoch gewichtet wird.

Der Arbeitgeber hat gegenüber allen Mitarbeitenden eine Fürsorgepflicht. Bei Mitarbeitenden mit Behinderung sind zusätzlich die Art und Schwere ihrer Beeinträchtigung, ihr Ausbildungsstand und ihre Erfahrung sowie die Gefährlichkeit der zugewiesenen Arbeit zu berücksichtigen.

Es ist davon auszugehen, dass bei einer gerichtlichen Beurteilung die Erfüllung der Fürsorge- resp. Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers ganz genau unter die Lupe genommen wird.
Mitarbeitende mit und ohne Behinderung sind gegen Berufsunfälle obligatorisch versichert. Ist eine Mitarbeiter*in mit Behinderung von einem Arbeitsunfall betroffen, stellen sich diverse Fragen:

• Erleidet der / die Mitarbeiter:in eine Schädigung?
• Erleidet die Institution als Arbeitgeberin eine Schädigung?
• Erleidet eine Drittperson eine Schädigung?
• Sind Massnahmen der Unfallprävention und Arbeitssicherheit eingehalten worden?

Mögliche Folgen für Arbeitgeber

• Führt eine mangelnde Fürsorgepflicht zu einem Unfall, kann sich für den Arbeitgeber eine Haftung ergeben. Je nach Art und Schweregrad der Schädigung kann der / die Mitarbeiter:in auch eine Genugtuung geltend machen.
• Forderungen des Arbeitgebers für Schäden, die eine Mitarbeiter:in mit Behinderung verursacht, haben in der Regel nur geringe Erfolgsaussichten.
• Der Arbeitgeber haftet für Schäden, die seine Mitarbeitenden gegenüber Dritten verursachen. Ausser er kann nachweisen, dass er die gebotene Sorgfalt zur Schadensvermeidung angewendet hat.
• Erfüllt der Arbeitgeber seine Pflichten zur Unfallprävention und Arbeitssicherheit nur unzureichend, kann die Unfallversicherung Massnahmen (von einer Ermahnung bis zur Kostenrückforderung) gegen ihn einleiten.

Mitarbeiter, die Vater werden, haben ab Januar 21 Anspruch auf zwei Wochen bezahlten Urlaub:

• Der Bezug des Urlaubs kann am Stück oder tageweise erfolgen, auf alle Fälle aber in den ersten 6 Monaten nach der Geburt des Kindes
• Arbeitgeber ist es untersagt im Gegenzug, die Ferien zu kürzen.
• Die Finanzierung erfolgt über die Erwerbsersatzordnung (EO). Die Entschädigung geht entweder direkt an den Arbeitnehmer oder an die Arbeitgeberin, wenn diese den Lohn während des Urlaubs weiterhin bezahlt.
• Für die arbeitsfreien Tage erhalten die Väter analog zum Mutterschaftsurlaub Taggelder in der Höhe von 80% eines durchschnittlichen Einkommens, maximal aber 196 Franken pro Tag. Für zwei Wochen Urlaub werden 14 Taggelder ausbezahlt, was einen Höchstbetrag von 2’744 Franken ergibt.

Mitarbeitende sind bei der Arbeit im Unternehmen immer wieder mit vertraulichen Daten konfrontiert. Wir haben eine Vorlage zusammengestellt.

In dieser Vorlage finden Sie die wichtigsten Punkte für eine Vertraulichkeitserklärung.

Es bestehen keine gesetzlichen Vorgaben. Falls im Personalreglement oder einem anwendbaren GAV keine Regelungen vermerkt sind, lohnt es sich, eine Rückzahlungsregelung für geleistete Weiterbildungskosten im Arbeitsvertrag einzubauen.

• Falls sich keine Regelung zur Rückzahlung von Weiterbildungskosten in einem anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag oder im Personalreglement des Arbeitgebers finden, sind die Parteien frei, dies im Arbeitsvertrag zu vereinbaren.

• Viele Arbeitgeber leisten Beiträge an die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden, sei dies in Form von:
  • (teilweiser) Anrechnung der Kursdauer als Arbeitszeit bzw. durch Gewährung von bezahltem Urlaub
  • (teilweiser) Übernahme der Kurskosten, Reise- und Verpflegungsspesen, Übernachtungskosten etc.
• Üblich ist in Vereinbarungen, dass sich die Mitarbeitenden verpflichten, einen definierten Anteil zurückzuzahlen, wenn sie den Betrieb des Arbeitgebers vor Ablauf einer bestimmten Dauer verlassen.
• Gerechtfertigt ist eine Rückzahlung von Weiterbildungskosten, wenn Mitarbeitende aus der Weiterbildung einen Nutzen ziehen, der sich auf dem Arbeitsmarkt positiv auswirkt und auch für eine andere Arbeitgeberin vorteilhaft ist.
• Keine Rückzahlungspflicht besteht für Weiterbildungen, die der Arbeitgeber anordnet, die einen Teil der Einarbeitung darstellen oder die nötig sind für die Ausübung der Tätigkeit.
• Keine Rückzahlungspflicht besteht darüber hinaus, wenn der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis kündigt, ohne dass Mitarbeitende hierfür einen begründeten Anlass liefern.